腦力激盪的好方法：Nominal Group Process 群體提案程序法

Nominal Group Process 群體提案程序法

作者：李孟澤

群體提案程序法之優點： 1. 對等、平衡各與會人員之參與及影響力，每位與會人員均給予同樣重要的一票。 2. 較傳統式互動討論可有更具創造力之提案建議。 3. 結構化、易於操作運用 4. 可妥善運用，不會浪費時間。 5. 即便會議人數較多亦無妨。 6. 成員對於會議之參與及滿足程度較高。 7. 減少易發生屈從於較高職位主持人個人看法之會議結果，與會人員得以腦力激盪方式，貢獻個人專業知識與看法。 群體提案程序法之缺點： 1.  會議進行前之事前準備工作較為繁瑣，無法即興舉行。 2.  無法控制參加者之實際反應。 3.  參加人員須有主動參與之意願，會議方能順利進行，若與會人員抗拒主動思考之會議方式，消極抵制拒絕提出建設性的提議，則會議將難以進行。 4.  較適合針對單一性目的及主題進行討論，而難在會議中突然變換其他討論議題。

    

研究證實，此一結構化程序比傳統的討論方式在產出高品質的結論上來得有效。並可作為針對單一問題提供互動表達方式討論，經由公正的投票表決產生結論。與會者最好為專家，所提出之觀念與建議方能成熟且具有可行性。

群體提案程序法是一種控制化的腦力激盪，討論程序由主持人居中協調、維持會議程序順利進行，主持人僅彙整觀念與建議而不參與實際投票或討論，其角色是中立的。主持人不一定需要為討論事項領域的專家，但宜由行政上具管理權，或職位較高者來主持，以維持討論程序的順利運作。

主持人主要任務為進行以下六項程序，使所有與會人員均能將其精力專注於問題討論，而不必擔心群體提案程序法的規則。為便於進行群體提案進行會議討論，會議進行前應做好事先準備：

會議室

選擇空間寬敞的會議室以便能夠容納與會人員進行會議討論。與會人員之間的空間應足夠，以避免彼此發出的噪音互相干擾導致會議成員分心。一般採用 U 型會議桌，U 型開口處放置白板。

會議用品

每位與會人員桌上均應提供寫字板、便利貼、索引卡、簽字筆等文具紙張。會議進行所需文具用品如下：

1.36 X 48行的寫字板或有充裕書寫空間的白板。

2.便利貼 (將完成的清單貼在牆壁上)。

3.黑筆 (第一份清單用)。

4.紅筆 (第二份清單用，表格化列表)。

5.鉛筆 (每人2支)。

6.3 X 5英吋卡片 (每人5張)。

7.A4空白紙張，頂端可以書寫問題。

8.A4空白紙張 (最後投票用)。

群體提案程序法宜採開放式問題，例如：「您認為防制住宅竊盜案最好的方法是…」，應避免採用導向式問題，不可提供答案範例，以免被詢問者產生先入為主的看法，如此將失去腦力激盪的目的。陳述必須清楚的說明與會人員的角色以及團體目標，並應在開始時熱情歡迎，說明工作的重要性，感謝每位成員貢獻的重要性，說明所要達成的目標與方法。

群體提案程序法包含以下六種結構化程序：

1.  默默寫下認為正確的提案建議。

2.  在白板上列出提案建議。

3.  連續討論提案建議。

4.  對於提案建議進行初步投票表決排序 (沉默的投票)

5.  討論初步投票結果。

6.  最後再進行一次沉默的投票，重新排列出初步投票結果所建議的提案項目重要性順序。

以下詳細說明群體提案程序法的六項步驟：

【程序1 ─ 默默產生提案建議】 15分鐘

此一程序採沉默方式為之。團隊成員被要求寫下一系列的解決方案。與會人員被要求默默寫下其心目中認為正確的提案關鍵字，而非冗長的句子。

此一程序需要充足的思考，因此應避免一再催促與會人員趕快做出決定，以避免受到他人或上級長官影響，阻礙其獨立思考提出具創造力之提議，或提出不成熟的看法。

【程序2 ─ 圓桌會議方式分享記錄提案建議】 30分鐘

採圓桌會議方式順序紀錄所有參與者的建議提案，將所有提案建議記錄於白板上，每位與會者均輪流提供其建議方案中的一項建議，由會議主持人在白板上列出這些建議方案。

【程序3 ─ 團體互動討論提案建議】15分鐘

此一步驟之目的是討論先前列出的提案建議項目。主持人檢視與會人員建議提案清單，對與會人員採互動式發問，要求說明提出建議方案的理由。主持人應要求與會人員注意時間限制，發言時應儘量簡短。此外，請勿將多個建議提案濃縮成為一個，而應將不同的提案建議項目分別列出以利逐一討論。

【程序4 ─ 討論提案初步票選可行方案】10分鐘

基於上個程序的討論，主持人結合眾人意見，對於列出的提案項目進行初步投票，與會人員被要求選擇五個其所認為最重要的項目，在3 X 5 英吋的卡片上寫上一個他們自己覺得最重要的項目，並在白板(寫字板)上以列表投票方式將選項列出，與會人員只對經由票選出來的選項加以討論。

每位與會成員選擇完五項建議方案並寫在卡片上之後，主持人要求與會人員將卡片放在面前，並給與會人員充裕時間思考，以便可以看到全部五張卡片，決定那一張卡片的建議方案較為重要，並要求在認為重要性最高的卡片右下角寫上5，並將卡片翻過來；接著審視其他四張卡片，對重要性最低的卡片右下角寫上1，剩下的四張卡片中覺得重要性最高的寫上4，剩下的兩張卡片，重要性較低的寫上2，最後一張寫上3，然後以如下四個步驟完成提案評分：

1.  主持人將提案選項以列表方式書寫在白板上，由左而右，以圓桌輪迴方式依序排列提案建議。

2.  主持人收回所有與會人員所繳交的卡片並進行洗牌。

3.  主持人要求與會人員說出其心目中理想的提案號碼，以及主持人寫在記錄表上的卡片號碼。

4.  主持人加總分數，找出與會人員所打平均分數最高分的提案建議。

【程序5─再次評估票選方案】10分鐘

在完成第四個步驟對提案進行初步投票評分之後，再進行第二輪討論，此一討論之目的在於對票選出來的提案建議進行深入討論，以釐清相關問題與疑慮。

【程序6─表格化修訂最後提案決定】10分鐘

與會人員再次投票以列出最終的五個提案項目之重要性順序，以作為執行時之依據。

群體提案程序法便於主持人辨識計畫方案之優缺點，激勵與會人員完成工作，在問題的解決方案上達成一致的看法。會議主持人可以促進所有成員的參與及對問題的積極討論，建立優先方案，達成對組織目標、問題解決方案或計畫活動的一致看法。主持人不應該一次評估一個提案建議，而應該在做評估之前儘量完整收集一系列的提案建議，避免在會議一開始就採用引導式的討論方式，以鼓勵與會人員腦力激盪，提出具創造力之解決方案。

群體提案程序法以最小投入，得到最大的產出，即便受限於時間限制，經由結構化程序，主持人居中協調維持結構化會議程序得以確保不致於演變成膚淺的討論或引發與會人員之本位主義式爭吵。

群體提案程序法進行並非毫無彈性。投票表決之提案項目不一定侷限於5個，若條件設定更加明確，則可將提案建議選項縮小到2、3個左右，進行的會議程序亦可依實際需要在時間上稍做調整。

雖然群體提案程序法小組成員不宜超過4人，但只要各會議桌能彼此妥善相隔，每一分組討論會議桌人數控制在6人左右，則整體參與人數甚至可以高達三、四十人。

群體提案程序法可以有效獲取團隊對於解決問題之共識。當計畫策畫者、社區居民等對某一問題或計畫提出過多建議與看法時，可以優先順序定出其重要性，瞭解實施之困難度，較諸傳統會議方式更能有效激勵與會人員進行腦力激盪，思考各種可行性方案，產生更多的提案建議，徹底發揮、集合眾人智慧解決問題。